Wie Lohmann und Rauscher die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten auf eine einheitliche digitale Basis stellte
Sana Einkauf & Logistik ist ein Dienstleister für den Klinikeinkauf, sowie ein starker Partner für die Kliniklogistik. Die Versorgung der Patienten entlasten das Personal und sichern nachhaltig Wirtschaftlichkeit bei den Sachkosten.
Die Entscheidung zur Einführung eines xRM-System war mit zwei wesentlichen Faktoren verknüpft. Hierbei stand die Reduzierung der operativen Arbeitsbelastung als auch die Vereinfachung, Zentralisierung und Konsolidierung der IT-Systemlandschaft im Vordergrund.
Die Anbindung der Kunden und Lieferanten aus der Einkaufsgemeinschaft auf Basis eines Self-Service-Portals war ein zusätzlicher Treiber des langjährigen Projekts.
Im Fokus des Projekts steht die Integration und Standardisierung von bestehenden Geschäftsprozessen, sowie der Aufbau von einheitlichen und durchgängigen elektronischen Prozessen. Dabei sind die IT Strukturen so gewählt, dass diese einen zukunftsfähigen, skalierbaren und kosteneffizienten Anspruch gerecht werden. Ein hohes Maß an Flexibilität und ein möglichst generischer Lösungsansatz sind stets zu berücksichtigen.
Hohe operative Arbeitsbelastung: Vorgänge rund um Mitglieder- und Lieferantenbeziehungen, Konditionsabrufe, Anfragen und Service-Themen liefen über verteilte Werkzeuge und manuelle Übergaben. Die Folge: zu viel Routinearbeit für die Mitarbeitenden, zu wenig Zeit für Themen, die echten Wert schaffen
Uneinheitliche IT-Systemlandschaft: Über die Jahre war eine Landschaft aus mehreren Einzelsystemen entstanden, jedes für einen Teilausschnitt zuständig, ohne durchgängige Datenbasis. Eine 360-Grad-Sicht auf Kunden und Lieferanten gab es so nicht — und jedes Stück Wachstum kostete überproportionalen Aufwand an Pflege und Integration.
Unzureichende Systemanbindung von Mitgliedern und Lieferanten: Für eine Einkaufsgemeinschaft, deren Wertversprechen davon lebt, dass Konditionen, Verträge und Versorgungsstrecken für die Mitglieder transparent und ohne Reibung abrufbar sind, ist ein Self-Service-Portal kein Komfort-Feature. Es ist strukturelle Notwendigkeit.
Gemeinsam mit SEL haben wir einen integrierten xRM-Stack aufgebaut, der das Beziehungs- und Vorgangsmanagement mit Kunden und Lieferanten auf eine gemeinsame Basis stellt — und um ein Self-Service-Portal für Mitglieder und Lieferanten ergänzt.
Der Anspruch war von Beginn an: möglichst generisch, hoch flexibel, zukunftsfähig und skalierbar — eine IT-Struktur, die mit dem Geschäft mitwächst, statt es einzuengen.
Mitglieder (Kliniken), Lieferanten und alle damit verbundenen Vorgänge — Anfragen, Verträge, Konditionen, Service-Tickets, Kampagnen — liegen in einer gemeinsamen Datenbasis. Wer steht in welcher Phase, welche Konditionen gelten für welche Klinik, welcher Lieferant gehört zu welcher Produktgruppe: alles an einem Ort, jederzeit auswertbar. Die Grundlage für jede schnelle, fundierte Entscheidung.
Über das auf Power Pages basierende Portal greifen Mitglieder und Lieferanten direkt auf die für sie relevanten Inhalte zu — Konditionen, Dokumente, Anfragen, Reporting. Was vorher per Mail oder Telefon angefragt werden musste, läuft heute Self-Service. Das entlastet das Team von SEL und beschleunigt zugleich die Interaktion auf Mitglieder- und Lieferantenseite spürbar.
Power Automate übernimmt die Routine-Übergänge zwischen Prozessstationen, zeitgesteuerte Automatismen halten Datenstände konsistent. Customer Insights Journeys und Customer Voice bilden Mitgliederkommunikation und strukturiertes Feedback ab. Power BI — operativ eingebettet und in dedizierten Dashboards — gibt dem Einkaufsteam, dem Management und den Mitgliedern die Auswertungen, die sie für ihre Steuerung brauchen.
"Die Einführung von Dynamics 365 war für uns ein absoluter Erfolg und hat unsere Erwartungen bei weitem übertroffen. […] Die neuen, einheitlichen und durchgängigen elektronischen Prozesse haben nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit unseren Partnern wesentlich verbessert. Das Self-Service-Portal zur Anbindung unserer Kunden und Lieferanten hat unsere Interaktionen auf eine neue Ebene gehoben und für deutliche Erleichterungen im täglichen Geschäft gesorgt. "
— Christopher Glogger, Leitung IT | Einkauf und Logistik
"Unsere neuen IT-Strukturen sind jetzt zukunftsfähig, skalierbar und kosteneffizient. […] Die Zusammenarbeit mit CONSOS war stets partnerschaftlich und lösungsorientiert. Wir fühlten uns in jeder Projektphase bestens betreut und unterstützt. Ich kann die Entscheidung für Dynamics 365 und das dahinterstehende Projektteam rund um Sven Golz uneingeschränkt empfehlen. "
— Waldemar Oldenburger, Leitung Analytics, xRM und Portale, e-Healthcare Supply Chain